ทำงานฉลาดและสบายขึ้น ‘แค่เปลี่ยนตัวเองสักหน่อย!!!’

(ไปเจอมาครับ เลยเอามาแปะไว้)

 

ทำงานฉลาดและสบายขึ้น แค่เปลี่ยนตัวเองสักหน่อย!!!
เรื่อง :
ชุติมา สุวรรณเพิ่ม

ขึ้นต้นจั่วหัวมาอย่างนี้
หนุ่มสาวออฟฟิศทั้งหลายฟังแล้วอาจกระตือรือร้นขึ้นมาบ้างแค่เปลี่ยนตัวเองสักหน่อย!!!ด้วยวิธีฉลาดๆ จะทำให้สบายขึ้นได้จริงแน่หรือ  

อภิชาติ สิริผาติ
ผู้เขียนพ็อกเกตบุ๊ก เรื่อง เงินเดือนนิดเดียว ต้องเหนื่อยให้น้อยที่สุดไว้ได้อย่างน่าสนใจ เขานำประสบการณ์สมัยอยู่กับกิจการเอสเอ็มอีมาตั้งแต่เด็กๆ เริ่มจากโรงงานเม็ดพลาสติกของครอบครัว และหลังจากจบปริญญาตรีรัฐศาสตร์ จุฬาฯ และปริญญาโท MBA University of New Haven จากสหรัฐอเมริกา อภิชาติมีประสบการณ์การทำงานในบริษัทต่างๆ เช่น บริษัท ไทยพลาสติกและเคมีภัณฑ์ และปัจจุบันในบริษัท Busy-Day Publishing มาใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานเขียนหนังสือแนะนำ 66 วิธีเหนื่อยน้อยลง แต่การันตีความก้าวหน้ามากขึ้น  

เมื่อพลิกหน้าแรกก็มีประโยคคมๆ
ว่า …เป็นหนังสือสำหรับลูกน้องที่นายควรซื้อให้อ่าน!!!…  

ด้วยเหตุผลที่ผู้เขียนอธิบายว่า
ทุกวันนี้ดูเหมือนพวกเราหลายคนทำงานกันหนักมากขึ้นเรื่อยๆ จนเหมือนกับว่า วันหนึ่งมี 24 ชั่วโมงก็ยังไม่ค่อยพอ แถมเหนื่อยก็เหนื่อย มาร่วมเรียนรู้เทคนิคที่จะช่วยให้เราขี้เกียจกันได้! แต่ยังได้ผลงานที่เหมือนเดิมหรือดีขึ้นกว่าเดิม!!! กับเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ที่ช่วยเติมพลังให้กับการทำงานในแต่ละวันที่  

หลายๆ
เทคนิคเป็นสิ่งที่นำมาใช้ได้อย่างง่ายแสนง่าย แต่เราอาจมองข้ามไป เช่น การรู้จดบันทึก การรู้จักหาคนช่วยคิด การพูดซ้ำให้คนอื่นเข้าใจ และอื่นๆ อีกมาก โดยเฉพาะในบทที่ 5 ที่พูดถึงเรื่อง เปลี่ยนตัวเองสักหน่อยเป็นอีกวิธีการทำงานที่เริ่มต้น (เปลี่ยนแปลง) ได้ด้วยตัวเราเองอย่างง่ายดายที่สุด  

ทบทวนตัวเองวันละ
10 นาที  

อภิชาติบอกว่า หลังเลิกงานทุกวัน เพียงคุณหาเวลาสัก
10 นาที ลองทบทวนสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นตั้งแต่เช้าถึงเย็น วิเคราะห์ดูว่ามีงานหรือวิธีการทำงานใดที่ทำไปในวันนี้ แล้วมีวิธีทำให้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น เหนื่อยน้อยลงหรือเปล่า?  

ลองตั้งคำถามที่ขัดกับสิ่งที่เป็นอยู่ เช่น
ทำไมต้องกรอกแบบฟอร์ม 2 แบบฟอร์ม เหลือแค่ฟอร์มเดียวได้หรือเปล่า? ทำไมคนมาสมัครงานต้องกรอกใบสมัครที่บางทีเราก็อ่านลายมือไม่ค่อยออก ต้องนำมาใส่แฟ้มหนาเป็นตั้งๆ ค้นหาอีกทีก็ยาก มีเครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ให้คนสมัครงานคีย์ข้อมูลตัวเองเข้าไปได้เลยหรือไม่?  

และอื่นๆ ที่ทำให้เราทำงานง่ายขึ้น สบายขึ้น
และทุกคนดีขึ้น (ลูกค้าบริษัท) ซึ่งสิ่งต่างๆ เหล่านี้ที่ช่วยให้เราทำงานสบายขึ้น เสร็จงานเร็วขึ้น เราจะมีเวลาพักมากขึ้น ซึ่งอาจนั่งเฉยๆ แล้วทำเป็นคิดงานก็ยังทำได้ เพราะงานที่ต้องทำเสร็จหมดแล้ว  



ทบทวนตัวเองสัปดาห์ละ
30 นาที  

ทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน ลองทบทวนตัวเองดูว่า
เวลาของตัวเองที่เกี่ยวกับการทำงานหมดไปกับเรื่องอะไรบ้าง การประชุม การโทรศัพท์ งานเอกสาร การอิจฉาคิดร้ายคนอื่น หรืออื่นๆ และดูว่าสิ่งนั้นทำให้เกิดผลผลิตหรือเปล่า ทำอย่างไรให้เหนื่อยน้อยลง แต่ได้งานเหมือนเดิมหรือมากขึ้น กิจกรรมใดควรตัดออกไปบ้าง  



เลิกเคยชินซะบ้าง
 

พวกเรามักใช้ชีวิตกันตามความเคยชินเป็นหลัก
จนหลายสิ่งที่เราทำกลายเป็นสัญชาตญาณ และไม่เคยนึกหรือถามตัวเองว่ามีวิธีที่ดีหรือเหนื่อยน้อยกว่านั้นหรือไม่ เช่น เราเคยชินกับการทำงานที่ต้องมีโต๊ะทำงาน ซึ่งเสียทั้งเงินและค่าโต๊ะและพื้นที่ แต่ปัจจุบันเราสามารถออกแบบสำนักงาน จัดระบบงานให้หลายตำแหน่งทำงานที่บ้าน หรือใช้โต๊ะทำงานร่วมกันได้ หรือหลายคนยังชินกับการรับส่งเอกสารทางแฟกซ์ ซึ่งสามารถทดแทนได้โดยใช้อีเมล  

ฉะนั้น อย่าชินกับสิ่งที่ทำกันอยู่ทุกวัน
แต่มองหาวิธีที่ง่ายกว่า ประหยัดกว่า หรือเหนื่อยน้อยกว่า  



ทำตัวมีเสน่ห์
 

อภิชาติแนะว่า ความมีเสน่ห์จะช่วยให้การทำงานราบรื่น
เหนื่อยน้อยลง มีคนให้ความร่วมมือในการทำงานมากขึ้น ใครคิดว่าตัวเองยังไม่มีเสน่ห์ ลองหัดเติมเสน่ห์ให้ตัวเองสักนิด วิธีเริ่มต้นง่ายๆ เช่น พูดจาดี ยิ้มเก่ง มีถ้วยทอฟฟี่เล็กๆ บนโต๊ะที่ใครก็หยิบได้ รู้จักชมผู้อื่น (มีกฎว่าวันหนึ่งคุณควรชม (อย่างจริงใจนะ) เพื่อนร่วมงานอย่างน้อยสัก 3 คน)  

การรู้จักรักษาความสัมพันธ์ติดต่อกับผู้อื่นอยู่เสมอ
อาจทำได้ง่ายๆ ด้วยการใช้อีเมลในการส่งเรื่องที่น่าสนใจต่างๆ ให้เป็นระยะทำให้เมื่อต้องติดต่อ หรือขอความร่วมมือ จะติดต่อง่ายขึ้นด้วย  



ไม่เห็นด้วยต้องพูดดังๆ
 

หลายคนเหนื่อยฟรี! เพราะต้องทำงาน
2-3 รอบ โดยเฉพาะเมื่อทำงานกับคนที่มีตำแหน่งใหญ่กว่า เนื่องจากการไม่กล้าแสดงความคิดเห็นหรือโต้แย้ง ทั้งๆ ที่รู้ว่างานนั้นควรทำอย่างไร หรือรู้อยู่แล้วว่าสิ่งที่ทำไปจะทำให้เกิดปัญหาต้องมาตามแก้  

ฉะนั้น หากไม่เห็นด้วย
มีความเห็นอย่างไรควรพูดออกไป ซึ่งจะเป็นข้อมูลให้คนอื่นมองเห็นหลายๆ ด้าน โดยถึงแม้จะเปลี่ยนคำสั่งไม่ได้ แต่อย่างน้อยเราจะได้แสดงความสามารถของเรา และไม่โดนตำหนิภายหลังว่า รู้แล้วทำไมไม่พูด  

ลำดับความสำคัญ
 

การรู้ว่าควรต้องทำงานไหนก่อน งานไหนทำหลัง
ทำให้เหนื่อยน้อยลงได้มาก เพราะการไม่ทำงานสำคัญก่อนและต้องมาเร่งทำแข่งกับเวลาจะเป็นสิ่งที่สร้างความเครียด ทำให้หัวใจเต้นเร็วขึ้น ใจตุ๊มๆ ต่อมๆ กลัวเสร็จไม่ทัน และอาจต้องอยู่ทำงานดึกได้  

ทำอะไรทำให้เสร็จ
 

การทำงานอย่างละนิดละหน่อย เปลี่ยนไปเปลี่ยนมา
จะทำให้ไม่มีความต่อเนื่อง ลืมบางสิ่งบางอย่างและอาจรู้สึกเบื่อได้ เพราะจะรู้สึกว่าไม่มีอะไรเสร็จสักอย่าง และมักทำให้ต้องเหนื่อยมากกว่าเดิมจากความไม่มีประสิทธิภาพ ฉะนั้นหากเริ่มงานสิ่งใดพยายามทำให้เสร็จไปเป็นอย่างๆ  

ตั้งเป้าประจำวันและทำให้เสร็จ
 

การที่จะทำงานเสร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และไม่ต้องมาเร่งให้เหนื่อย ทำได้ด้วยการพยายามตั้งเป้าให้ตัวเองทุกวันว่าวันนี้เรามีงานอะไรจะทำให้เสร็จบ้าง โดยจดเป็นเช็กลิสต์ไว้และอาจผสมงานยากงานง่าย งานที่สามารถทำให้เสร็จได้ในวันเดียวไว้ด้วยกัน และมุ่งมั่นทำให้ได้ตามนั้น การที่สามารถทำอะไรให้เสร็จได้ทุกวัน จะทำให้รู้สึกมีความคืบหน้าทุกวันและความเหนื่อยน้อยลง  



ไม่พูดแบบนักการเมือง
 

ความหมายนี้ก็คือ พยายามฝึกพูดให้สั้น ตรงประเด็น เข้าใจง่าย
มีการสรุปสาระสำคัญความต้องการ โดยสามารถสื่อให้คนฟังเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าต้องทำอะไร เราคาดหวังอะไร การพูดที่คลุมเครือ เข้าใจยาก นอกจากต้องเสียเวลาพูดคุยกันนานแล้ว ฝ่ายตรงข้ามยังอาจตีความผิด และทำให้ต้องแก้ไขงานกันในภายหลังอีกด้วย ซึ่งเป็นการเหนื่อยฟรีกันทั้ง 2 ฝ่าย ดังนั้นสรุปความคิดของตัวเองให้ชัดเจน ตกผลึกก่อนที่จะถ่ายทอดให้คนอื่น เพราะถ้าตัวเองยังไม่ชัดเจน ย่อมถ่ายทอดความไม่ชัดเจนออกไปด้วย  

ลองใส่
วันใหม่ๆลงไปในปฏิทินของคุณ  

ข้อสุดท้ายของการลอง
ปรับ-เปลี่ยนแปลงตัวเองอภิชาติแนะนำให้ใช้วิธีเขียนวันใหม่ๆ ใส่ลงไปในปฏิทิน ซึ่งหมายความถึงวันเก็บโต๊ะทำงานโดยใช้ปากกาเน้นแถบสีสดๆ ไว้บนปฏิทินวันพฤหัสบดีและวันศุกร์ วันเคลียร์ไฟล์ในคอมฯสำหรับวันอังคารและวันพุธ วันทบทวนระบบทำงานในวันจันทร์และวันอังคารของสัปดาห์ต่อไป ส่วนวันศุกร์กันไว้ให้เป็นวันเคลียร์เอกสารที่ไม่ใช้สัปดาห์ต่อไปอาจไม่มีวันใหม่ๆ แต่ก็อย่าลืม!!!วันทบทวนตัวเองไว้สักวันในอาทิตย์ก่อนที่เดือนนี้จะสิ้นสุดลง 

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s